Proces rekrutacji – dzieło HR, czy pole do współpracy między HR a menedżerem?

Wczoraj na blogu GoldenLine zawitał mój wpis nt. współpracy między HR a menedżerami w zakresie prowadzenia procesu rekrutacji i selekcji kandydatów. Zapraszam do piątkowej lektury i do odwiedzenia bloga GoldenLine, gdzie poza tym artykułem znajdziecie dużo więcej wartościowych przemyśleń różnych osób o obszarze HR....

 

Kiedy wspominam swoje HRowe początki, pamiętam siebie zakopaną w kilka procesów rekrutacji i selekcji na raz. Procesów, w które od początku do końca byłam uwikłana tylko ja. Przy odpowiednim ułożeniu organizacji pracy  - wszystko działano jak trzeba i wszystkie rekrutacje były kończone na czas, jednak nie zawsze po zatrudnieniu pracownika menedżer był zadowolony z tego kogo ma w zespole…

Kilka miesięcy i wiele nieprzespanych nocy później taka sytuacja była dla mnie nie do pomyślenia, a to głównie dlatego, że rola menedżera w procesie rekrutacji i selekcji nie kończyła się już w momencie napisania maila z prośbą o zatrudnienie pracownika. Od kiedy menedżerowie stali się integralną częścią rekrutacji prowadzonych do ich działów, znacznie wzrosła efektywność prowadzonych procesów, zmniejszyły się wskaźniki fluktuacji, a także zauważalne były pozytywne zmiany w zespołach, do których dołączał pracownik, gdyż był brakującym elementem, który dopełnił całości.

Obecnie nie wyobrażam sobie procesu rekrutacji realizowanego jedynie przez dział personalny, jak również takiego, który prowadzony jest wyłącznie przez menedżera. Jak przy praktycznie wszystkich działaniach HR, tak też i tutaj konieczna jest współpraca. Na czym powinna ona polegać i od czego zacząć? Na pewno całość będzie po części determinowana przez standardy rekrutacji obowiązujące w firmie, ale można wyróżnić kilka ogólnych obszarów, które są ważnym polem do współpracy.

Po pierwsze, na etapie tworzenia profilu kandydata wspólnie dookreślamy jakiej osoby poszukujemy. Jeśli mamy gotowe i aktualne opisy stanowisk pracy, mamy sporą część pracy wykonaną. Jednak kolejnym ważnym elementem jest to, jakiej osoby szukamy pod kątem kompetencji, których brakuje nam w zespole, jakie wartości będą dla nas ważne i jakie cechy osobowościowe byłyby pożądane. Najlepiej na tym etapie sprawdza się jeśli mamy w firmie szablon do wypełnienia opracowany przez dział HR i uwzględniający wszystkie istotne przy danym profilu stanowiska aspekty. Szablon rzetelnie wypełniony przez menedżera będzie podstawą do tego, aby na dalszych etapach znaleźć właściwą osobę.

Dalej, zakładając, że szukamy kandydatów standardową drogą poprzez ogłoszenie – przychodzi czas na jego zredagowanie i na wybranie miejsca, w którym je zamieścimy. Aby ogłoszenie trafnie dotarło do naszej grupy docelowej, warto wykorzystać wiedzę menedżera o danej branży i napisać je językiem, który trafi do tych kandydatów, na których nam zależy. Podobnie sprawa wygląda z miejscem zamieszczenia ogłoszenia – być może menedżer będzie mógł wskazać nam miejsca, w których poszukują pracy osoby odpowiadające wypracowanemu profilowi, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynamy w tej branży lub jeśli szukamy na wyjątkowo rzadkie stanowisko.

Wstępna selekcja kandydatów, którzy prześlą swoje aplikacje, to zadanie dla działu personalnego, natomiast także tutaj możemy zadziałać szerzej. Jedną z opcji jest konsultowanie wybranych kandydatów z menedżerem poprzez np. wykorzystanie Wyszukiwarki Kandydatów, którą udostępnia Goldenline. Mamy tu możliwość zamieszczania wybranych osób w schowkach, które dedykujemy poszczególnym procesom rekrutacji i dalej schowek taki udostępniamy menedżerowi, który uczestniczy w danym procesie. Kolejną opcją jest także dodawanie notatek do poszczególnych kandydatów, które także możemy udostępniać między sobą. Całość ułatwia nam proces komunikacji na etapie wstępnej selekcji kandydatów i pozwala na sprawny obieg aplikacji między osobami zaangażowanymi w projekt.

Kiedy już wstępną selekcję mamy za sobą, nie wyobrażam sobie wyłączenia menedżera z udziału w rozmowie kwalifikacyjnej, tu moim zdaniem udział menedżera jest obowiązkowy. Jeśli mamy znaczną część kandydatów na rozmowy, warto podzielić tą część selekcji na 2 etapy, gdzie menedżera zaprosimy na spotkania ze wstępnie wybraną grupą osób. To będzie moment, w którym będzie miał on możliwość dobrania osoby, która będzie dopasowana do reszty zespołu pod kątem ważnych dla niego wytycznych (np. wartości, cech osobowościowych, tendencji do pełnienia określonych ról). Jeśli planujemy zorganizowanie sesji Assessment Centre, wartościowym będzie, aby menedżer wziął w niej udział jako asesor lub obserwator i miał możliwość poznania zachowań przejawianych przez poszczególne osoby w trakcie zadań.

Kiedy etap selekcji dobiega końca, dobrą praktyką jest, aby menedżer poinformował kandydata o tym, że został wybrany w procesie rekrutacji. Osobiste zaproszenie do współpracy przez przełożonego jest pozytywnie odbierane przez kandydata i pozwoli na zbudowanie lepszej relacji już na starcie. W tym samym czasie dział personalny powinien być odpowiedzialny za poinformowanie pozostałych kandydatów o zatrudnieniu innej osoby.

I kiedy HRowo dopełnimy formalności związanych z zatrudnieniem, przed nami wdrożenie pracownika do organizacji – poza szkoleniami wdrożeniowymi konieczne jest zapoznanie pracownika z miejscem, zespołem, obowiązkami – o ile HR dobrze sprawdzi się w roli osoby wdrażającej w firmę ogółem, o tyle jedynie menedżer jest osobą, która powinna być odpowiedzialna za wdrożenie pracownika w zespół i za zbudowanie atmosfery, w której nowozatrudniona osoba jak najszybciej zapozna się ze swoimi obowiązkami i będzie je efektywnie realizowała.

W zasadzie jest to bardzo proste, tylko dlaczego nie wszyscy realizują procesy rekrutacji w taki sposób? Już niedługo kolejny wpis, w którym odpowiem na to pytanie. Zapraszam do obserwowania bloga.