O czym należy pamiętać zwalniając pracownika

Zazwyczaj piszę o zatrudnianiu, rozwijaniu pracowników, ocenie, a tym razem post o tym jak właściwie podejść do tematu zwolnień. Jest to obszar bardzo ważny zarówno pod kątem formalnym, jak i relacyjnym i wizerunkowym, także nie sposób o nim zapomnieć. Tekst znajdziecie także na blogu Goldenline, z którym tym właśnie tekstem zaczynam swoją współpracę.

 

Pracując w dziale personalnym lub na stanowisku menedżerskim mamy przed sobą wiele zadań związanych z budowaniem ścieżki zawodowej pracowników i rozwojem ich kompetencji.  Sam proces rekrutacji nowych pracowników, jak i późniejsze zarządzanie zespołem jest niezwykle angażujące, ciekawe, pełne wyzwań i samo w sobie atrakcyjne. Cały cykl życia organizacji zakłada jednak, że przychodzą takie momenty, w których musimy zwolnić jednego lub kilku naszych pracowników. I są to momenty dla większości menedżerów i pracowników HR trudne zarówno organizacyjnie, jak i emocjonalnie. O tym jak przejść przez ten moment nie pisze się zbyt wiele, gdyż łatwiej pisać o tych przyjemnych elementach pracy, jednak proces zwalniania pracownika jest bardzo istotny i nieodpowiednio przeprowadzony może przynieść wiele problemów dla organizacji.

Jak więc podejść do sprawy? Elementów jest wiele i sposób działania w dużej mierze zależy od tego jaki jest powód zwolnień. Zakładając jednak, że nie mówimy o zwolnieniach grupowych, możemy przygotować sobie listę działań, które musimy wykonać.

1. Przede wszystkim zanim przekażemy pracownikowi informację o zwolnieniu, upewnijmy się, że mamy możliwość aby tego zwolnienia dokonać. Tu kluczowy będzie powód zwolnienia: jeśli chcemy zwolnić osobę za niskie wyniki w pracy, powinniśmy mieć umocowanie w dokumentach, które to potwierdzają – np. wyniki sprzedaży, arkusze z rozmów oceniających, arkusze realizacji celów. Konieczne jest także upewnienie się czy na tych dokumentach widnieje podpis pracownika, który będzie świadczył o zapoznaniu się z wynikami, jakie osiąga (podpisów i porządku w dokumentacji koniecznie trzeba pilnować w trakcie zatrudnienia, aby w momencie przygotowania do zwolnień nie było problemów z ich skompletowaniem).

Jeśli za powód zwolnienia będziemy podawać redukcję zatrudnienia, musimy pamiętać, aby nie zatrudniać innego pracownika na to samo stanowisko w określonym czasie.

Jeśli będziemy zwalniać pracownika dyscyplinarnie, konieczne będzie zebranie odpowiednich dowodów, które będą pozwalały na skorzystanie z tego trybu rozwiązania umowy.

Przygotowując się do zwolnienia trzeba także zwrócić uwagę na fakt podlegania ochronie np. kobiet w ciąży czy osób w wieku przedemerytalnym. 

2. Sprawdźmy jaki rodzaj umowy ma dany pracownik – czy jest to umowa na czas określony (jeśli tak, to czy zawiera klauzulę o możliwości rozwiązania zatrudnienia przed ustaniem czasu jej trwania). Jeśli mamy do czynienia z umową na czas nieokreślony – sprawdźmy na podstawie okresu zatrudnienia danej osoby jaki okres wypowiedzenia jej przysługuje. Poza tym zorientujmy się ile dni urlopu pozostało jeszcze pracownikowi do wykorzystania – być może będziemy chcieli uniknąć płacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i korzystnie będzie skierować pracownika na urlop w trakcie trwania okresu wypowiedzenia.

3. Przygotujmy się do rozmowy z pracownikiem – zadbajmy o to, aby mieć przygotowane wszystkie potrzebne dokumenty i o to, aby być w stanie podsumować okres pracy danej osoby w naszej firmie. Moment zwolnienia pracownika jest bardzo znaczący zarówno dla zwalnianego, jak i dla organizacji. Pracownik powinien opuścić miejsce pracy z poczuciem, że miał okazję rozwinąć swoje kompetencje i że wartościowo pod kątem zawodowym spędził ten czas. Dlatego też przygotujmy się do omówienia tych elementów i dajmy pracownikowi szansę odbycia rozmowy z nami. Drugą ważną rzeczą jest zebranie informacji zwrotnej na temat opinii pracownika o firmie, o możliwościach jakie daje i warunkach jakie oferuje – to pozwoli nam na budowanie większej wiedzy o nas jako organizacji. Pamiętajmy, że sposób w jaki zwolnimy pracownika ma duży wpływ na nasz employer branding, dlatego też również z punktu widzenia firmy warto zadbać o odpowiednie przeprowadzenie tej rozmowy i zastosowanie exit interview.

Następnie przygotujmy wypowiedzenie i upewnijmy się, że zawiera wszystkie potrzebne elementy, aby mogło być uznane za skuteczne (w prawnym rozumieniu tego słowa).

Przygotujmy także potrzebną dokumentację związaną ze zdaniem przez pracownika posiadanych przez niego narzędzi pracy (takich jak samochód, laptop, telefon), chyba, że pracownik będzie pracował jeszcze w trakcie trwania okresu wypowiedzenia.

4. Zapewnijmy odpowiednie miejsce na rozmowę i pamiętajmy o tym, że wręczenie wypowiedzenia musi odbyć się nie tylko w obecności pracownika i przełożonego, ale także w obecności dodatkowej osoby, najlepiej z działu HR lub przełożonego wyższego szczebla. Jest to istotne z typowo technicznej strony, są bowiem sytuacje, w których pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia – my jako pracodawca w takiej sytuacji musimy mieć świadka na to, że odbyło się spotkanie z pracownikiem, że został on poinformowany o zwolnieniu i odmówił podpisania wypowiedzenia. Bez obecności świadka, nie będziemy w stanie udowodnić, że podoba sytuacja miała miejsce.

5. Przeprowadźmy rzetelną, konsekwentną rozmowę, która swoim przebiegiem i tonem będzie korespondowała z naszymi firmowymi wartościami. Upewnijmy się, że pracownik ma pełną wiedzę dotyczącą tego jakie będą dalsze kroki, do kiedy jest jeszcze zatrudniony, do kiedy ma czas na rozliczenie się z narzędzi pracy i innych formalnych zobowiązań.

6. Zadbajmy o ciągłość pracy w ramach zadań z tego stanowiska, tj. zwróćmy uwagę na to, aby osoba, która odchodzi w firmy przekazała wszystkie ważne informacje i dokumenty wyznaczonemu przez nas innemu pracownikowi. Jest to podstawa do tego, aby pomimo zwolnień firma mogła nadal sprawnie funkcjonować i aby z odejściem kolejnych osób, nie zaczynać za każdym razem działań praktycznie od nowa.

Są to elementy, których wdrożenie zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji i zachowań. Musimy jednak pamiętać, że w pracy z ludźmi nie można polegać jedynie na sztywnych schematach, bo każdy pracownik i każda sytuacja jest inna. Dlatego też bazujmy na ogólnym wzorze, każdorazowo jednak dopasowując go do zaistniałej sytuacji i do konkretnego przypadku. Brak elastyczności i brak przewidywania konsekwencji może w sytuacjach zwolnień być dla nas zgubny, dlatego też miejmy to na uwadze i dodatkowo aktualizujmy swoją wiedzę o najnowsze zmiany w prawie pracy.