Rola HRu cały czas ewoluuje -
pojawiają się nowe wyzwania, nowe oczekiwania pracowników, a także kolejne
pokolenia na rynku pracy. Jednym z wyzwań, przed którymi stajemy jest
przeniesienie funkcjonujących rozwiązań HR z form papierowych do narzędzi
online, a jednym z najbardziej newralgicznych obszarów w tym zakresie jest
ocena okresowa. Dlatego też postanowiłam rozejrzeć się jakie na rynku mamy
możliwości i znalazłam narzędzie, które spełnia wszystkie moje oczekiwania…
Poznajcie więc emplo w relacji Anity Wojtaś-Jakubowskiej, Marketing
Manager & Brand Evangelist w emplo.com. Z Anitą miałam przyjemność
porozmawiać o najważniejszych dla nas HRowców wyzwaniach dotyczących oceny
pracowników (i nie tylko). Wywiad jest dość rozbudowany, przyznaję, ale
zależało mi na poruszeniu wszystkich nurtujących zagadnień, które pojawiają się
pewnie również w głowie niejednego z Was.
Ocena kompetencji pracowników stała się w zasadzie standardem. Niemniej
jednak wiele firm przeprowadza ją w wersji papier-ołówek lub przy wykorzystaniu
formularza w excelu. Z czego w Waszej opinii wynika brak wdrożenia w firmie
narzędzi online?
Podstawowy
problem – który obserwujemy w średnich firmach – to brak świadomości istnienia
takich narzędzi. Częste jest też przekonanie, że narzędzia tego rodzaju są
drogie, ponieważ zwykle są sprzedawane w pakiecie z usługą merytorycznego
prowadzenia procesu oceny kompetencji. Ostatecznie jednak podstawowy problem to
fakt, że papier przyjmie wszystko (Excel też), a narzędzia warto uzupełnić
przemyślanymi i zweryfikowanymi materiałami. W HR często nie ma na to czasu i
wydaje się, że zrobienie procesu w formule ad hoc wystarczy.
Emplo
jest odpowiedzią na bolączkę średnich firm. Z jednej strony zawiera gotowe
mechanizmy, które odciążają od natłoku pracy administracyjnej, a z drugiej
strony udostępnia przygotowane w oparciu o 10 lat doświadczeń biblioteki odpowiednio zdefiniowanych i opisanych
kompetencji, które można wykorzystać we własnej firmie. Jest to szczególnie
przydatne dla firm, które przymierzają się do procesu, ale nie posiadają
jeszcze gotowego katalogu kompetencji.
Nie do
przeceniania jest też fakt, że ocena kompetencji to jedno z wielu gotowych do
użycia narzędzi, zawartych w podstawowym pakiecie emplo. Na dodatek można ją prowadzić
w wielu wymiarach: 360, 270, 180, a nawet 90 stopni – czyli każdy znajdzie coś
dla siebie. System przeprowadzi przez proces krok po kroku zarówno pracowników
HR, jak i osoby biorące udział w ocenie. Proces można więc przeprowadzić w dowolnym
momencie – zarówno dla wielu osób, jak i jednego pracownika. Oczywiście nie
wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.
Jakie są w takim
razie główne korzyści dla firm z wdrożenia narzędzi online? Co głównie
doceniają klienci, którzy już korzystają z Waszego rozwiązania?
Może
zabrzmi to jak slogan, którym posługują się wszyscy, ale kluczową korzyścią
wdrożenia emplo jest oszczędność czasu. System wykonuje za nas mozolne i
powtarzalne czynności – dokładnie wtedy, kiedy powinny się one wydarzyć. Przykładowo,
żmudny proces oceny 360 stopni można uruchomić w emplo w kilkanaście minut. Dla
przykładu - u jednego z naszych klientów proces tworzenia oceny obejmujący 500
pracowników skrócił się z 3 tygodni do 5 godzin.
Druga
korzyść to posiadanie jednego miejsca, w którym prowadzimy wszystkie procesy HR
oraz przechowujemy informacje dotyczące pracowników i zespołów. Nie musimy już
przeszukiwać dysków sieciowych i historii maili, aby odnaleźć istotne
informacje. Możemy budować relację pomiędzy wynikami ocen a planowanymi
działaniami i obserwować rezultaty naszych działań.
Trzecim
istotnym argumentem jest wygoda użytkowników. Wszyscy przyzwyczailiśmy się już
do tego, że wiele czynności wykonujemy on-line: robimy zakupy, korzystamy z
bankowości, płacimy rachunki czy planujemy podróże. Coraz większą trudność
sprawia nam „przełączanie się” z prywatnego, interaktywnego świata na analogowe
procesy w miejscu pracy. Wykorzystanie narzędzi on-line w HR jest więc podążaniem
za naturalnym oczekiwaniem pracownika i menedżera. Coraz częściej również w
miejscu pracy chcemy korzystać z intuicyjnego, interaktywnego narzędzia, które
wesprze na w planowaniu rozwoju, weryfikacji kompetencji czy zarządzaniu
nieobecnościami.
Jak na tym polu
wypada emplo, czy daje użytkownikom te wszystkie możliwości?
Emplo
daje jeszcze więcej, ponieważ narzędzia HR to tylko część oferowanych przez nas
funkcjonalności. Do tego dochodzi jeszcze dodatkowy wymiar emplo, którym jest
komunikacja w firmie. Co istotne – komunikacja w nowej formule. Aktywna,
angażująca, społecznościowa - pozwalająca na wyrażanie opinii i dzielenie się
wiedzą. Dzięki temu każdy pracownik nie tylko jest na bieżąco z tym, co dzieje
się w firmie, ale otrzymuje także narzędzia dające mu możliwość
współuczestniczenia w życiu firmy i współtworzenia organizacji.
Czy korzystając z emplo czerpie się z kompetencji opisanych w systemie, czy przenosi się do systemu własne modele kompetencyjne?
Samo narzędzie to nie wszystko. Emplo zawiera w sobie
bogatą bibliotekę kompetencji definiowanych zarówno w modelu otwartym, jak i
addytywnym. Każda kompetencja posiada swoją definicję i bogaty zestaw
wskaźników behawioralnych. Każda firma korzystająca z emplo może skorzystać z
tej biblioteki, jak również predefiniować swój własny model korzystając z
dodatkowych funkcjonalności.
Gotowa, stworzona przez nas we współpracy z firmą doradczą RESOLUTIO baza kompetencji, to odpowiedź na potrzeby średnich firm, Definiowanie własnego modelu kompetencji w średniej, szybko rozwijającej się organizacji jest czaso- i pracochłonne. Dostępna w emplo biblioteka zawiera listę opisanych kompetencji, które mogą być przydatne w organizacji do realizacji poszczególnych działań HR. Zarządzanie przez kompetencje to jeden z najbardziej współczesnych i aktualnych trendów HR. Dzięki dobrze zdefiniowanym kompetencjom w organizacji, HR może prowadzić zarówno procesy oceny okresowej, wspierać pracowników w tworzeniu indywidualnych planów rozwoju, jak i wykorzystywać język kompetencji do opisu bardziej złożonych procesów biznesowych. Emplo oferuje średnim firmom gotowe narzędzie, które zawiera profesjonalną i bogatą bibliotekę wiedzy.
Jak technicznie
wygląda proces oceny?
Osoba
odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny kompetencji w organizacji otrzymuje
dostęp do potężnego narzędzia, jakim jest kreator procesu. Dzięki niemu może
zaplanować i sparametryzować wszystkie kluczowe elementy realizowanej oceny.
Oprócz tego jest w stanie samodzielnie przygotować narzędzie do zbierania
danych oraz przeprowadzić proces komunikacji.
Podstawą
budowy narzędzia są kompetencje pobierane z modelu funkcjonującego w
organizacji (zdefiniowane samodzielnie przez dział HR lub wybrane z gotowej
biblioteki kompetencji dostarczanej przez emplo). Jednocześnie autor badania ma
możliwość definiowania własnych wskaźników, treści pytań zamkniętych czy
dodawania pytań otwartych.
W
następnym kroku autor badania definiuje harmonogram oraz szczegółowo
planuje komunikację związaną z całym
procesem. Tu również emplo zapewnia gotowe rozwiązanie – sugerując harmonogram
procesu. Po ustaleniu kluczowych dat (rozpoczęcie, przypomnienia o konieczności
wypełnienia formularzy, częstotliwość przypomnień, zakończenie, podziękowanie)
autor badania definiuje treści komunikatów, które są wysyłane przez emplo na
poszczególnych etapach. Ale uwaga – tu również zapewniamy w systemie predefiniowane
szablony komunikatów do każdego etapu badania, które pozwalają zaoszczędzić
mnóstwo czasu.
Kolejnym
etapem jest wybór respondentów. W zależności od tego, jaki rodzaj badania
został wybrany (360, 270, 180, 90 stopni), z otoczenia zawodowego pracowników
dobierane są poszczególne osoby pozostające z nią w odpowiedniej relacji. Autor
badania ma także możliwość ręcznej edycji drzew relacyjnych – dodania lub
usunięcia poszczególnych osób, które zostały automatycznie przypisane do danej
grupy relacyjnej. Na końcu system sam buduje odpowiednie kwestionariusze,
uwzględniając wszelkie powiązania wynikające z drzew relacyjnych.
W trakcie
trwania badania autor ankiety może na bieżąco śledzić najważniejsze statystyki
związane z przeprowadzaną oceną, a po zakończeniu procesu zdefiniowane
wcześniej osoby otrzymują dostęp do raportów podsumowujących wyniki.
Każdy pracownik ma na
stałe swoje konto z systemie, czy otrzymuje jednorazowy login do wypełnienia
arkusza?
Dostępne
w emplo narzędzie do prowadzenia procesu kompetencji jest elementem większego
systemu. emplo to platforma
integrująca narzędzia angażującej komunikacji wewnętrznej z gotowymi procesami
miękkiego i twardego HR, przeznaczona dla średnich firm. Z jednej strony emplo
umożliwia wdrażanie kolejnych procesów HR w firmie, dbając o rozwój oraz
odpowiedni poziom kompetencji i kwalifikacji pracowników. Z drugiej strony
dostępne w emplo narzędzia komunikacyjne pozwalają jednocześnie budować
zaangażowanie pracowników oraz kształtować kulturę organizacyjną firmy.
Dostęp do
systemu działa analogicznie jak dostęp do Facebook. Każdy osoba ma swój
indywidualny login zapewniający dostęp do platformy – i na co dzień publikujemy
własne treści, komentujemy wpisy innych osób czy udzielamy się w grupach
dyskusyjnych. A raz na jakiś czas ktoś zaprasza nas do wzięcia udziału w quizie
czy zagrania w grę. Tak samo w emplo, które na co dzień służy głównie do
komunikacji, co jakiś czas jesteśmy zapraszani do wykonania innych zadań,
związanych z procesami HR (w tym np. z oceną kompetencji).
Jedną z większych
barier przy ocenie kompetencji jest czas jaki trzeba poświęcić na przygotowanie
arkusza, zaplanowanie oceny, poinformowanie o niej pracowników, monitorowanie
procesu i przygotowanie raportów. Jak w tym zakresie wspiera HRowców emplo?
Cały
proces oceny kompetencji w emplo ma postać intuicyjnej aplikacji, w której na
kilku ekranach definiuje się kolejne elementy procesu. Po ich zdefiniowaniu
system sam pilnuje terminów, wysyłając automatyczne powiadomienia do
uczestników badania i monitorując poziom realizacji procesu.
Gotowe
treści powiadomień i maili informujących o zaproszeniu do procesy oceny
oszczędzają pracę i sprawiają, że ocenę można uruchomić praktycznie bez
tworzenia własnej wersji komunikacji procesu (a to często najbardziej
czasochłonny etap uruchamiania oceny).
Przebieg
procesu monitorowany jest w systemie, a raporty podsumowujące generowane są
automatycznie.
Czy ocena w emplo to
tylko ocena na skali, czy pozostaje także możliwość dopisywania swoich
komentarzy czy uzasadnień oceny?
Pytania
otwarte, są jednym z najbardziej wartościowych elementów feedbacku. Są one
niemierzalne i nie da się ich kwantyfikować, ale płynie z nich niesamowita
wiedza i często kilka zdań przeczytanych w raporcie ma znacznie większą siłę,
niż rzędy cyferek. Emplo umożliwia wprowadzenie tego elementu do feedbacku i
bardzo do tego zachęcamy.
Jednym z wyzwań,
przed którymi stają działy personalne oraz menedżerowie, jest udzielanie
bieżącej informacji zwrotnej pracownikom. Jak w tym kontekście będzie Waszym
zdaniem wyglądała ocena pracowników? Czy ocena kompetencji będzie nadal
stosowanym narzędziem?
Rozróżniamy
cykliczną ocenę kompetencji, będącą podstawą planowania rozwoju pracowników, od
bieżącej informacji zwrotnej – co ma przejaw w samej strukturze emplo. Obok
kreatora ocen kompetencji udostępniamy także opcję Instant Feedback – funkcjonalność,
dzięki której pracownicy mają możliwość przekazywania sobie feedbacku w każdym
momencie. W odróżnieniu od oceny kompetencji Instant Feedback jest dostępny dla każdego i w każdym momencie, a
informacja zwrotna jest przekazywana w postaci krótkiej notatki.
Funkcja
Instant Feedback jest bardzo często wykorzystywana przez naszych klientów
właśnie do korzystania z możliwości bezpiecznej wymiany informacji zwrotnej w
czasie rzeczywistym. . Ponieważ notatkę Instant Feedback można zapisać w wersji
roboczej (bez udostępniania jej osobie, której dotyczy), część menedżerów
wykorzystuje ją do bieżącego systematyzowania informacji przydatnych w
ocenie okresowej.
Instant Feedback to doskonała funkcjonalność dla firm,
które tworzą humanistyczną kulturę organizacji – cenią sobie otwartość,
transparentność i zarządzanie w oparciu o wartości.
Dziękuję za rozmowę i cieszę się, że mamy na rynku
narzędzie, które doskonale odpowiada na potrzeby zarówno HRu, jak i pracowników
firm.
Jeśli chcielibyście poznać emplo bliżej, zajrzyjcie na stronę, znajdziecie
tam jeszcze więcej informacji o możliwościach wykorzystania tego narzędzia w
codziennej HRowej pracy.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz