Na hasło szkolenie zdecydowana
większość z nas ma przed oczami typową definicję rozumiejąc szkolenie jako
zdarzenie, jedno lub kilkudniowe spotkanie uczestnicy + trener, na którym z
różną proporcją teorii do praktyki rozwijamy kompetencje w jakimś zakresie. I
tyle…i w tej naszej potocznej definicji zawiera się odpowiedź na pytanie, które
często sobie stawiamy – dlaczego szkolenia nie są efektywne, dlaczego nie
przynoszą efektów zwłaszcza jeśli wydajemy na nie dużą część naszych HRowych
budżetów? Otóż na pytanie dlaczego, odpowiedź brzmi – powodem jest błędne lub
raczej niepełne rozumienie ‘szkolenia’. Jeśli zinterpretujemy szkolenie jako
proces zmiany zachowania a same zajęcia dydaktyczne, podczas których spotykają
się uczestnicy z trenerem potraktujemy jedynie jako jeden z etapów szkolenia,
będziemy na dobrej drodze.
Niestety szkolenia wciąż są
często sztuką dla sztuki, która pożera budżety, powoduje frustrację pracowników
(bo tracą czas na coś co w ich odczuciu jest zbędne), frustrację menedżerów (bo
pracownicy są na szkoleniu zamiast pracować) i frustrację działu HR (bo znów
szkolenie na nic się nie przekłada, a wszyscy mają pretensję)…nie mówiąc już o
frustracji osób zarządzających firmą, która kumuluje w sobie wszystkie powyższe
i dodatkowo jest uzupełniona o frustrację związaną z celami biznesowymi, które
zamiast się przybliżać są coraz dalej.
Kiedy zanalizujemy sytuację w
naszej firmie i powiemy sobie – tak, faktycznie tak to wygląda (przynajmniej
częściowo), czas zacząć szukać przyczyn i do nich dobrać rozwiązania.
Podchodząc do tego zagadnienia ogólnie, można wypracować pewne założenia/
wskazówki, które będą dobrą podstawą do zmiany myślenia i przede wszystkim
działania:
1. Diagnozuj potrzeby szkoleniowe – stwórzcie system do diagnozowania
potrzeb, który będzie stały, który pozwoli na identyfikowanie potrzeb w
zespole. W oparciu o diagnozę twórzcie plany szkoleniowe i planujcie w dłuższej
(np. rocznej) perspektywie.
2. Definiuj cele szkolenia
– cele szkoleniowe poza tym, że jak każde inne powinny być definiowane zgodnie
z zasadą SMART, powinny także odnosić się do modelu Kirkpatricka (wypracujcie
cele dla poziomu reakcji uczestników, dla poziomu zmiany kompetencji, dla
poziomu zmiany zachowań i dla poziomu efektów biznesowych).
Cele zdefiniowane w ten sposób
pozwolą na monitorowanie efektywności procesu szkolenia, a także pozwolą na
dobranie odpowiedniej metody szkoleniowej i narzędzi, które będą wspierały
realizację tych celów.
3. Zaplanuj sposób realizacji zajęć dydaktycznych – wybierzcie firmę
lub trenerów wewnętrznych, ustalcie szczegóły dotyczące metodologii i narzędzi.
4. Myśl projektowo – jeśli poprzednie etapy wskazały, że potrzeba szkoleniowa
wymaga metod i narzędzi, które będą rozłożone w czasie i podobne działania są
nowością w Waszej organizacji, zaplanujcie dokładnie poszczególne etapy, aby
uporządkować działania.
5. Zadbaj o odpowiednie nastawienie i przygotowanie pracowników
– zarówno uczestników szkolenia, jak i ich menedżerów. Pracownicy powinni
zostać zaznajomieni z celami, powinni mieć możliwość omówienia swoich
wątpliwości, zadania pytań. Powinni mieć świadomość, że szkolenie jest procesem
zmiany i powinni mieć motywację i zasoby do tego, aby do tej zmiany przystąpić.
Menedżerowie powinni być przygotowani do tego, że po zakończeniu zajęć
dydaktycznych pracownik powinien mieć możliwość wykorzystania narzędzi, w
której zostanie wyposażony podczas zajęć. To, co pracownik zrobi z tym
onarzędziowaniem, jak je wykorzysta i czy w ogóle będzie miał taką możliwość
zależy zarówno od motywacji samego uczestnika, jak i od podejścia jego
menedżera. Przełożony, który powie: „Ok. Szkolenie się zakończyło, wracaj do
pracy. Nie mamy czasu na wdrażanie bezsensownych rozwiązań” właśnie przekreślił
wszystkie dotychczasowe etapy prac i spowodował, że proces szkolenia
najprawdopodobniej zakończy się niepowodzeniem. A zrobił to najprawdopodobniej
dlatego, że nie został odpowiednio przygotowany, nie był włączony w opracowanie
celów i nie widzi przełożenia działań szkoleniowych na biznes.
6. Po zajęciach dydaktycznych
konieczne jest wdrożenie. Zadbaj o
to, aby menedżerowie wspierali i aby mieli w sobie przyzwolenie na to, że
chwilowo wydajność pracownika może spaść, gdyż będzie próbował on nowych
rozwiązań, których dopiero się uczy, ale docelowo korzyści będą widoczne i przełożą
się na rezultaty biznesowe.
7. Monitoruj, wspieraj, doradzaj – to główne zadanie osób
odpowiedzialnych za rozwój pracowników na tym etapie. Ważne, aby monitorować,
czy zapał po zajęciach dydaktycznych nie przepadł w toku codziennej pracy i czy
narzędzia są wdrażane, czy pracownik przejawia nowe zachowania, czy widoczna
jest zmiana. Poza tym pamiętać należy o tym, aby wspierać menedżerów i nadal
pozyskiwać ich wsparcie i zaangażowanie.
8. Oceń efekty – konieczna jest ocena zarówno etapu wdrożenia, jak i
całego procesu. Sprawdź czy cele zostały osiągnięte, pamiętaj o ROI i wyciągaj
wnioski do zastosowania w kolejnych procesach szkoleniowych.
Jest to myślenie i spostrzeżenia,
które towarzyszą mi od kiedy przyglądam się procesom szkoleń w firmach.
Intuicyjnie często wdraża się rozwiązania, które pozwalają na lepsze panowanie
nad rozwojem pracowników, dodaje się jakieś etapy przed i po – czasami bada się
potrzeby i monitoruje efekty. Czasami brakuje nam jednak spięcia tego
wszystkiego w całość. Na zebranie pojedynczych narzędzi w całość trafiłam jakiś
czas temu w ‘Kompendium zarządzania szkoleniami’ Pawła Kopijera (Wydawnictwo
Academica,Warszawa, 2011), także jeśli obszary, które opisałam powyżej były
swojego rodzaju inspiracją, zachęcam do wczytania się w szczegóły i do świeżego
spojrzenia na proces szkoleń.
I standardowo, w szkoleniach, tak
jak i przy innych procesach HR, konieczne jest aby pamiętać o włączaniu pracowników. O tym, aby menedżerowie współtworzyli cały
proces, a pracownicy mieli możliwość otwartej komunikacji, wyrażenia swoich
potrzeb i posiadania pełnej informacji o zmianie, która będzie miała miejsce.
Aby przygotowanie planu i procesu szkolenia nie było opracowaniem przygotowanym
indywidualnie przez dział HR i narzuconym odgórnie pracownikom, a wspólną pracą
działów zaangażowanych w proces.
Ciekawy artykuł
OdpowiedzUsuń