Rekrutacja i selekcja – tajniki niezgłębione

Świadomość potrzeby prowadzenia efektywnych procesów rekrutacji i selekcji jest mam wrażenie coraz większa. Jednak pytanie na ile świadomość ta przekłada się na faktyczne stosowanie potrzebnych rozwiązań w praktyce …a także jakie narzędzia stosujemy, aby być skutecznymi w tym, co robimy. Kiedy przeglądam rynek szkoleń dedykowanych dla działów personalnych są takie, które kuszą zawartością merytoryczną, są takie, które wniosą dużą wartość w pracę rekrutera, ale niestety widzę także firmy, które szczycąc się długoletnim doświadczeniem i wieloma zrealizowanymi projektami w zakresie doradztwa personalnego, oferują szkolenia z zakresu ‘selekcji w procesie rekrutacji’. Nie spotkałam się jeszcze z tym, aby ktokolwiek dokonywał selekcji na etapie rekrutacji, także wyjścia są dwa – firma odkryła nowatorskie rozwiązanie i wdraża nową metodologię lub druga możliwość – firma ta nie zna się na tematyce na tyle, aby mieć świadomość, że rekrutacja i selekcja są odrębnymi etapami procesu. Tego typu przykłady powodują, że zaczynam się obawiać o jakość przygotowania części rekruterów do ich pracy, mimo tego, że posiadają teoretycznie odpowiednie przeszkolenie. Moje obawy dodatkowo potęgują niektóre ogłoszenia o pracę, które pojawiają się i nie bardzo wiadomo kto i z jakiego powodu miałby aplikować na dane stanowisko po przeczytaniu takiego ogłoszenia. Poza tym kwestia jakości prowadzonych rozmów przez część rekruterów pozostawia wiele do życzenia. Moje doświadczenia w tym zakresie wskazują, że w dużych organizacjach jakość rozmów kwalifikacyjnych jest faktycznie na dobrym poziomie. Podobnie w części mniejszych firm, w których rozmowy nie są prowadzone przez pracownika działu personalnego, tylko przez osoby zarządzające organizacją. Kiedy tak zbieram w całość swoje wnioski na ten temat, dochodzę do konkluzji, że w obszarze rozmów kwalifikacyjnych mamy pewne zagrożenia i pewne słabe ogniwa. Pierwszym słabym ogniwem są dla mnie nieodpowiednio przygotowani pracownicy działów personalnych, drugim rekruterzy z zewnętrznych firm rekrutacyjnych (nierzadko osoby bezpośrednio po studiach bez żadnego przygotowania praktycznego i często nawet bez wiedzy teoretycznej w tym obszarze), trzecim są menedżerowie, którzy samodzielnie rekrutują pracowników do swoich zespołów.

Jeśli chodzi o menedżerów, to przy odpowiednim przygotowaniu i najlepiej współudziale osoby z działu personalnego (oczywiście profesjonalnej i doświadczonej w zakresie rekrutacji i selekcji), są oni osobami, które realizują świetne rozmowy kwalifikacyjne. Jestem wielkim zwolennikiem tego, aby przełożony był obecny podczas przynajmniej jednej rozmowy z kandydatem do pracy w swoim zespole. Pracownik działu personalnego jest odpowiednią osobą, która zweryfikuje obszary dotyczące doświadczenia, kwalifikacji, referencji, ale tylko wtedy kiedy dokona tego w porozumieniu z menedżerem i jeśli menedżer podczas rozmowy zweryfikuje obszary dotyczące postaw danej osoby i jej roli w zespole. Rekrutując pamiętajmy, że kompetencje to jedno, ale drugą niezwykle istotną sprawą są postawy – zmianę postaw i wartości uznałabym w warunkach firmowych za niemożliwą. Dlatego też nie ryzykowałabym zatrudniania pracownika, który nie wykazuje odpowiedniej postawy spójnej z naszymi organizacyjnymi oczekiwaniami i który kieruje się innymi wartościami niż te, które są ważne dla naszych zespołów.

Pracownicy działów personalnych powinni posiadać (przynajmniej teoretycznie) odpowiednie kompetencje i predyspozycje do prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, a wcześniej do właściwego przeprowadzenia procesu rekrutacji i wstępnego etapu selekcji. Jednak w praktyce bywa z tym różnie. Jest kilka obszarów, które mogą sprawić trudność i i które nierzadko faktycznie zawodzą. Po pierwsze często nie myślimy długofalowo – proces pozyskiwania nowego pracownika traktujemy incydentalnie nie dbając wcześniej o odpowiedni PR dla pracy w naszej organizacji, czyli pomijając kwestie Employer Brandingu wtedy kiedy powinniśmy o to zadbać.

Dalej, kiedy jesteśmy na etapie startu procesu rekrutacji – dostajemy zlecenie od konkretnego menedżera i mamy znaleźć pracownika do jego działu. Siadamy więc, przygotowujemy ogłoszenie i zaczynamy zbierać CV. I tu pojawia się kolejny błąd związany ze zbyt powierzchownym potraktowaniem sprawy – zabrakło etapu konsultacji z menedżerem, które powinny doprowadzić do utworzenia profilu danego kandydata, określeniu ‘kontraktu’ na dany proces – tj. w jakim czasie, ilu kandydatów dostarczamy. Pominięcie tego etapu jest częste i niestety dosyć bolesne w skutkach, gdyż albo zrektutujemy pracownika za późno, albo co gorsza kompletnie niespełniającego oczekiwań menedżera, gdyż nawet ich nie poznaliśmy.

Załóżmy jednak, że przeprowadziliśmy etap konsultacji, mamy profil i przygotowujemy ogłoszenie. I tu powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie –w jaki sposób będziemy poszukiwać pracownika na to stanowisko, gdzie znajdują się odpowiedni kandydaci, jaką drogą do nich dotrę i jaki przekaz ich zainteresuje. Zamieszczenie ogłoszenia gdziekolwiek może spowodować, że pożądani przez nas kandydaci nie będą mieli możliwości dotarcia do naszej oferty. Sam etap przygotowania treści ogłoszenia jest tym, na którym wiele procesów rekrutacji i selekcji ponosi porażkę. Aby zdać sobie sprawę z tego jak wielkim błędem jest niedostosowanie przekazu do odbiorcy powinniśmy przywołać sobie przykłady marketingowe – jak dużym błędem jest niedopasowanie przekazu marketingowego do odbiorcy i jak ważne jest umiejętne wybranie grupy docelowej dla naszych działań. W HRze jest podobnie – działania mające na celu zachęcenie i pozyskanie kandydata są na każdym etapie mocno nasycone marketingiem, chociaż zbyt rzadko o tym myślimy.. W ogłoszeniu poza dopasowaniem języka ważne jest odpowiednie wyważenie tego czego oczekujemy z tym, co możemy zaoferować. Ogłoszenia jedynie wymagające (a zdarzają się takie) są dla mnie zagadką pod kątem tego czym kandydat ma się zainteresować i skąd może wiedzieć czego może oczekiwać w zamian za wykonane zadania? Poza tym kolejne słabe ogniwo ogłoszeń – niekończąca się lista oczekiwań zawierająca wszystkie możliwe cechy osobowości, kompetencje itp. Powinniśmy założyć, że każdy zadeklaruje, że jest sumienny, dobrze zorganizowany itd. – nie warto więc zamieszczać tego w ogłoszeniu, jeśli mamy i tak długą listę ‘twardych’ wymagań.

Dalej rekruter podejmuje wyzwanie związane z selekcją aplikacji. Jeśli umiejętnie korzysta z jednego z systemów rekrutacyjnych ATS (ang. applicant tracking solution) z dużym prawdopodobieństwem zwycięsko przejdzie przez ten etap. A jak wynika z badania realizowanego przez Millward Brown SMG/KRC Poland, już prawie co czwarty pracownik działu HR korzysta z jakiegoś systemu rekrutacyjnego. Tradycyjne przeszukiwanie maili z aplikacjami jest obarczone większym ryzykiem popełnienia błędu i na pewno dużo bardziej czasochłonne.

Po dokonaniu selekcji następuje czas prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, ewentualnie prowadzenia testów, przeprowadzania AC lub realizowania próbek pracy. I tutaj kolejne pole na to, aby odnieść sukces lub w którym można odnieść porażkę. Jak umiejętnie dokonać selekcji kandydatów na tym etapie? Na pewno trzeba dobrać odpowiednie narzędzia selekcyjne do stanowiska i do specyfiki pracy w danej firmie. Jeśli decydujemy się na pierwszym etapie na prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, to w mojej ocenie nie może się ona odbyć bez pytań behawioralnych opartych o metodologię STAR. Tylko przejście przez przynajmniej kilka pytań odnoszących się do wymaganych na danym stanowisku kompetencji daje nam większe prawdopodobieństwo doboru odpowiedniego kandydata na dane stanowisko. Jeśli możemy sobie pozwolić na przeprowadzenie AC lub wzbogacenie rozmowy kwalifikacyjnej o case study, trafność prognostyczna zastosowanych rozwiązań będzie jeszcze większa.

Rekrutacja i selekcja jest działaniem złożonym i wymagającym spojrzenia na ten proces z jednej strony globalnie, a z drugiej strony wymaga on zaangażowania i uwagi na każdym jego etapie traktowanym z osobna. Pominięcie któregokolwiek z działań lub brak myślenia strategicznego w tym obszarze powoduje, że firmy nierzadko nie są w stanie właściwie zrealizować procesu rekrutacji i selekcji. Skutkiem czego nie potrafią pozyskać odpowiednich kandydatów lub właściwie dopasować danej osoby do konkretnego stanowiska. A kiedy pracownik jest już w organizacji pojawia się kolejne wyzwanie – przeprowadzenie wdrożenia…ale to już temat na osobne rozważania.